Renseignements Généraux

1. Contexte

• PAULKAMUSIC-FRANCE, accorde un appui vital au milieu artistique depuis plusieurs années. Son objectif est d’appuyer et de promouvoir le développement des arts et des artistes afin que tous les artistes puissent en profiter.
  Incombe un conseil d’administration composée de douze membres bénévoles, les membres du conseil d’administration sont responsables des politiques de PAULKAMUSIC-FRANCE et de l’approbation finale des décisions relatives l’octroi des subventions.
  Les membres du personnel de PAULKAMUSIC-FRANCE administrent les programmes de subvention et d’autres services, tout en mettant leurs compétences la disposition des artistes et des organismes artistiques.
• De par son mandat, PAULKAMUSIC-FRANCE dessert une des populations les plus diverses point de vue culturel, racial, linguistique.
  Ses programmes et services, qui appuient les artistes, organismes artistiques, sont ouvert à toutes les formes d’expression et de pratique artistiques.
• Son enveloppe budgétaire annuelle lui permet d’établir, les priorités établies pour atteindre ses objectifs stratégiques.
  PAULKAMUSIC-FRANCE fonctionne selon deux principes fondamentaux :
  – l’autonomie, qui définit ses rapports avec les instances culturels et artistiques nationaux,
  – et l’évaluation par les pairs, qui définit ses rapports avec le milieu des arts.
• L’autonomie signifie que PAULKAMUSIC-FRANCE est entièrement libre d’établir ses propres priorités, politiques et programmes et de prendre ses propres décisions en matière de financement. Ce type de relation avec les instances artistiques gouvernementale garantit que les décisions relatives aux subventions relèvent de critères artistiques et non pas politiques.
  
• L’évaluation par les pairs signifie que PAULKAMUSIC-FRANCE demande à des artistes et à d’autres professionnels des arts d’évaluer les demandes de subvention, de donner des conseils en matière de priorités et de faire des recommandations sur l’octroi des subventions.
  L’évaluation par les pairs permet à PAULKAMUSIC-FRANCE d’engager la participation directe du milieu artistique et assure l’intégrité, la transparence et l’équité de l’octroi des subventions.
  L’évaluation par les pairs est régie par des politiques, des méthodes et des démarches qui sont communiquées et appliquées de façon claire et systématique.

2. Services en français

• PAULKAMUSIC-FRANCE assure au public des services en français
• PAULKAMUSIC-FRANCE ne traduit pas les oeuvres artistiques (scénarios de film, p. ex.) ni la documentation écrite qui ne fait pas partie des éléments obligatoires d’une demande.
• Les réunions des comités d’évaluation pour les programmes d’aide au projet de PAULKAMUSIC-FRANCE se tiennent en français. Les comités qui évaluent des demandes présentées à ces programmes sont des francophones.

3. Vigueur et stabilité : le plan stratégique

• Objectif n° 1 : Investissement dans les arts
  Appuyer la croissance et la continuité des arts en subventionnant judicieusement les artistes et les organismes artistiques.
  

  • PAULKAMUSIC-FRANCE, par l’entremise de ses programmes de fonctionnement, subventionnera l’excellence, l’activité régionale, la diversité linguistique et culturelle.
    Il concentrera le financement durable sur des organismes clés et des organismes phares, et ciblera des fonds sur des organismes ayant le potentiel de devenir des organismes clés.
  • Les organismes clés ont un impact significatif à la fois sur leur forme artistique, sur les artistes, sur leur public et sur leur milieu.
• Objectif n° 2 : Participation communautaire
  Financer et favoriser les possibilités d’éducation artistique, de participation publique et de collaboration communautaire dans le secteur des arts.
  

  • PAULKAMUSIC-FRANCE donnera aux Artistes la possibilité de découvrir l’excellence en matière artistique grâce à ses programmes de subventions de fonctionnement et de subventions de programmation qui reflètent la diversité régionale, linguistique et culturelle. Il investira davantage dans les activités d’éducation artistique scolaires et communautaires ainsi que dans les tournées et la diffusion.

4. Politiques de subvention

5. Renseignements sur les programmes et les projets

• Les programmes et les projets de PAULKAMUSIC-FRANCE offre aux organismes professionnels sans but lucratif Africain un appui continu par l’intermédiaire de deux types de subvention, les subventions de fonctionnement et les subventions de programmation.
• Les SUBVENTIONS DE FONCTIONNEMENT, destinées aux dépenses de fonctionnement et de programmation des organismes artistiques professionnels qui répondent aux critères d’admissibilité d’un appui continu. Il y a des subventions de fonctionnement pluriannuelles et annuelles.
  Les SUBVENTIONS DE PROGRAMMATION, destinées aux dépenses de programmation des organismes artistiques professionnels qui répondent aux critères d’admissibilité d’un appui continu.
  Il y a des subventions de programmation pluriannuelles et annuelles.
  Pour les programmes PAULKAMUSIC-FRANCE offre des subventions de fonctionnement et de programmation annuelles.
• L’acceptation d’une demande ne garantit pas en soi l’octroi d’une subvention, PAULKAMUSIC-FRANCE peut décider de subventionner un organisme qui présente une demande pour la première fois ou de refuser la demande d’un organisme subventionné par le passé.
  PAULKAMUSIC-FRANCE ne doit jamais être la seule source de recettes des candidats.
  
• Pour les subventions de programmation octroyées dans le cadre de ces programmes, consultez les renseignements généraux des subventions de programmation et les autres documents de demande.
  Pour les subventions de projet octroyées dans le cadre de ces programme, consultez les renseignements généraux des subventions de projet du programme et les autres documents de demande.
  La subvention octroyée pourrait être inférieure au montant demandé parce qu’elle dépend du nombre de demandes reçues et des fonds disponibles.

6. Objectif du programme

• l’excellence artistique, l’activité régionale, la diversité linguistique et culturelle ainsi que l’identité,
• l’éducation artistique, la participation publique et la collaboration communautaire dans le secteur des arts.

7. Priorités des programmes

• Appuyer les programmations qui touchent des communautés isolées ; l’isolement peut être géographique, mais également linguistique, culturel ou artistique (sur le plan d’une pratique artistique par exemple) ;
• Encourager les diffuseurs qui respectent les normes professionnelles quant aux cachets artistiques (selon les normes établies pour chaque discipline) ;
• Favoriser les programmations qui profitent aux artistes en leur permettant de rejoindre plusieurs communautés par une tournée prolongée et continue ;
• Soutenir les initiatives de développement de publics bâties autour de la diffusion d’artistes professionnels.

8. Modalités pour les nouveaux candidats au programme

9. Critères d’admissibilité généraux

• Appuyer les programmations qui touchent des communautés isolées ; l’isolement peut être géographique, mais également linguistique, culturel ou artistique (sur le plan d’une pratique artistique par exemple) ;
• Encourager les diffuseurs qui respectent les normes professionnelles quant aux cachets artistiques (selon les normes établies pour chaque discipline) ;
• Favoriser les programmations qui profitent aux artistes en leur permettant de rejoindre plusieurs communautés par une tournée prolongée et continue ;
• Soutenir les initiatives de développement de publics bâties autour de la diffusion d’artistes professionnels.
  

  • Pour les demandes de plus de 100 € par exercice, il faut annexer les états financiers vérifiés.
  • Pour les demandes de 100 € ou moins par exercice, on peut annexer des états financiers non vérifiés qui comprennent un bilan ainsi qu’un état des recettes et dépenses.
• Être dirigés par un conseil d’administration ou un organe consultatif qui assume la responsabilité de l’organisme.

10. Critères d’admissibilité des programmes

• Faire de l’arts professionnels et/ou de leurs oeuvres artistique

• Être un ou un groupe d’artistes autogérer ;
• Être des artistes professionnels ;
• Présenter régulièrement des oeuvres professionnels depuis au moins deux ans.

11. Critères d’évaluation pour les subventions de fonctionnement

Qualité artistique et impacte

• Pour contribuer à la forme artistique et au domaine artistique, l’organisme :
  • a une programmation artistique qui reflète sa vision ou son mandat artistique
  • a des normes d’excellence en matière de création, de production, d’exposition, d’écriture, d’édition, d’interprétation, de design, de programmation et/ou de services
  • a affecté des ressources artistiques à la réalisation de son mandat, de ses activités et de ses plans
  • fait un effort concert à pour développer, présenter et programmer des oeuvres à l’échelle locale, régionale, nationale et/ou internationale
  • entretient des relations avec des artistes et des organismes artistiques
  • tient un rôle qui contribue au domaine des arts sur le plan esthétique, culturel, régional et/ou de la programmation
• Pour contribuer au perfectionnement des artistes, l’organisme :
  • fait un effort concerté pour développer, présenter et promouvoir les œuvres d’artistes
  • a son service un personnel artistique professionnel qualifié
  • a des politiques et des méthodes pour rémunérer adéquatement les artistes et le personnel artistique
  • met à la disposition des artistes et du personnel artistique des possibilités de perfectionnement professionnel
• Pour contribuer à son auditoire ou aux participants de la programmation, l’organisme :
  • a un auditoire qu’il connaît et peut décrire
  • a une programmation artistique qui implique l’auditoire / les participants de la programmation
  • a une programmation artistique qui stimule l’auditoire / les participants de la programmation
  • met à la disposition de l’auditoire des activités supplémentaires qui approfondissent l’expérience retirée du programme artistique de base
  • a des programmes d’éducation artistique pour des apprenants de tout âge
• Pour contribuer au grand public, l’organisme :
  • entretient dans la collectivité des rapports qui sensibilisent le public aux arts, lui permettent d’apprécier les arts et d’y participer
  • entretient des rapports avec des organismes non artistiques de la collectivité

Efficacité organisationnelle

• Stratégies de développement de l’auditoire – Pour réaliser son mandat, ses activités et ses plans, l’organisme :
  • décrit la collectivité dans laquelle il évolue et se consacre au développement d’un auditoire qui reflète la composition démographique de sa collectivité, par exemple en termes de race, d’origine ethnique, de ratio hommes-femmes, d’orientation sexuelle, d’aptitude ou d’âge
  • a des plans de marketing et des systèmes pour communiquer avec ses auditoires ou avec les participants de la programmation, les conserver et en augmenter le nombre
  • a des stratégies et des ressources pour joindre les membres de la collectivité qui ne font pas encore partie de son auditoire ou ne participent pas encore à sa programmation
  • consacre des ressources aux activités de développement de l’auditoire et en surveille les résultats
  • s’est doté de stratégies pour le recrutement et la gestion de bénévoles et de donateurs
• Gouvernance et planification – Pour réaliser son mandat, ses activités et ses plans, l’organisme :
  • a un plan artistique et un plan d’activités à court et long terme que l’organe directeur et l’organisme utilisent pour évaluer leurs réussites et s’adapter aux changements
  • a un organe directeur – doté de la structure, de la composition et de la gamme de compétences nécessaires – qui reflète la composition démographique de sa collectivité, par exemple en termes de race, d’origine ethnique, de ratio hommes-femmes, d’orientation sexuelle, d’aptitude ou d’âge
  • a un organe directeur doté de descriptions de tâches, de rôles bien définis et d’un système d’auto-évaluation
  • a des politiques et des méthodes pour le renouvellement de l’organe directeur et le recrutement de membres
• Fonctionnement – Pour réaliser son mandat, ses activités et ses plans, les activités de fonctionnement de l’organisme comprennent :
  • des plans qui orientent l’affectation des ressources financières et humaines
  • des effectifs professionnels artistiques et administratifs qualifiés de la taille et de la variété nécessaires
  • un plan de ressources humaines, notamment des politiques et des pratiques en matière de rémunération et de perfectionnement professionnel
  • a un plan de relève pour les cadres supérieurs
  • la gestion et l’entretien des ressources matérielles, notamment les collections, les archives, l’équipement et les stocks et, le cas échéant, les locaux de production, de présentation ou d’exposition
• Finances – Pour réaliser son mandat, ses activités et ses plans, les finances de l’organisme comprennent :
  • des sources de recettes équilibrées – gagnées, du secteur privé et du secteur public
  • des plans qui produisent des recettes gagnées, du secteur privé et du secteur public
  • une budgétisation de rentabilité ou excédentaire comprenant des dossiers financiers précis et opportuns
  • des projections financières décrites en détail dans la demande
  • des plans pour l’utilisation de tout excédent accumulé sans restriction ou de réserves assujetties à des restrictions qui dépassent 25 % du budget
  • un plan viable pour la réduction d’un déficit accumulé dépassant 10 % du budget ou d’un déficit de l’actif net non affecté qui dépasse 25 % du budget

12. Autres utilisations importantes des renseignements fournis dans la demande

13. Méthode d’évaluation

Rôle des conseillers

Sélection des conseillers

• de vastes connaissances et une expérience approfondie de la forme d’art pertinente, des organismes artistiques et des questions connexes ;
• une connaissance des besoins culturels d’une région ou d’une communauté donnée ;
• la capacité de formuler des opinions équitables et objectives ;
• la capacité d’exprimer clairement leurs opinions et de travailler dans le cadre d’un groupe qui prend des décisions collectives.

Confidentialité

Conflit d’intérêts

• Un conseiller se trouve en conflit d’intérêts direct avec une demande particulière si lui, ou un membre de sa famille immédiate (conjoint ou équivalent, fils ou fille, parent, frère ou soeur ou membre du ménage immédiat) a un intérêt financier à ce que la demande soit acceptée ou rejetée. Le personnel ou les membres d’un conseil d’administration d’un organisme, ou les membres de la famille immédiate de ceux-ci, se trouvent en conflit d’intérêts direct.
• Un conseiller se trouve en situation de conflit d’intérêts direct avec une demande particulière s’il a un intérêt personnel à ce que la demande soit acceptée ou rejetée. Le personnel ou les membres du conseil d’administration d’un organisme, ou les membres de la famille immédiate de ceux-ci (conjoint ou  équivalent, fils ou fille, parent, frère ou soeur ou membre du ménage immédiat), se trouvent en conflit d’intérêts direct. Il y a également intérêt personnel en cas d’affiliation ou d’activités qui compromettent ou influencent indûment les prises de décision.

Autres éléments du processus d’évaluation

Responsabilités des conseillers

14. Décisions

• La subvention d’un organisme qui n’a pas atteint la cote « bon » dans l’une des deux catégories de critères d’évaluation sera réduite de 20 %.
• La subvention d’un organisme qui n’a pas atteint la cote « bon » dans les deux catégories de critères d’évaluation sera réduite de 20 %.
• La subvention d’un organisme qui n’a pas atteint la cote « bon » dans les deux catégories de critères d’évaluation pendant deux exercices consécutifs sera soit réduite de 50 %, soit refusée complètement, selon la gravité des réserves exprimées par les évaluateurs.

15. Contexte du financement

16. Annonce des décisions en matière de subvention

17. Si vous obtenez une subvention

18. Si vous avez des questions

19. Instructions relatives à la demande

Présentation de la demande

• Vous devez présenter votre demande à PAULKAMUSIC-FRANCE sur papier et l’accompagner du nombre d’exemplaires exigé.
• Vous devez soumettre les résultats financiers révisés du dernier exercice terminé.
• Présentez votre demande à temps. Vous pouvez aussi déposer votre demande en personne à nos bureaux. Le jour même de la date limite, de 17 heures à  20 heures, vous pouvez la remettre au gardien de l’édifice. Votre demande doit être complète (photocopiée et classée) avant d’être déposée.
• Nous n’acceptons pas les demandes envoyées par télécopieur ni les demandes présentées sur disque.
• Vérifiez votre demande pour vous assurer qu’elle est complète, signée, exacte, lisible, classée dans l’ordre indiqué et composée du nombre d’exemplaires exigé. Nous ne ferons aucun suivi à ce sujet – cela relève de votre seule responsabilité.
• Nous n’envoyons pas automatiquement un accusé de réception des demandes. Si vous voulez recevoir un accusé de réception, veuillez annexer à votre demande une carte postale préadressée et timbrée.
• Envoyez les formulaires financier et statistique remplis le jour de la date limite ou avant.

Formulaires de demande

• Assurez-vous d’avoir le formulaire de demande le plus récent et confirmez la date limite, parce que le programme a peut-être été révisé. Les documents de demande des programmes de fonctionnement actuels sont datés de 2021-2022.
• La demande (à l’exception des rapports financier et statistique) est en fichier PDF remplissable. Les rapports financier et statistique sont en fichiers Excel.
  S’il ne vous est pas possible de télécharger ces fichiers, adressez-vous au responsable de votre programme.
• Si vous ne disposez pas d’Acrobat Reader pour utiliser le fichier PDF, vous pouvez télécharger ce programme gratuitement du site www.adobe.com.
• Vous devez remplir la demande à l’écran puis l’imprimer. Vous pouvez sauvegarder les fichiers PDF et Excel.
• Pour remplir la demande à l’écran, placez votre curseur sur les champs de réponse ou appuyez sur la touche de tabulation pour passer d’un champ à l’autre.
• Dans la demande PDF :
  

  • Vous pouvez copier-coller des textes d’un fichier original en Word dans les sections des rapports de la demande.
  • Les rapports dans la catégorie Qualité artistique et impact et la catégorie Efficacité organisationnelle sont divisés en deux sections. Leur structure correspond aux critères utilisés par les conseillers pour évaluer votre organisme. Pour de plus amples renseignements, veuillez vous reporter aux critères d’évaluation qui se trouvent dans ces renseignements généraux.
• Dans les rapports financier et statistique en fichiers Excel :
  

  • Les formulaires contiennent des formules pour la sous-totalisation, la totalisation et les reports d’un exercice à l’autre (excédent ou déficit accumulé, par exemple). Ni ces formules ni les postes des lignes ne peuvent être changés. Nous n’acceptons pas de formulaires modifiés.
  • Les formulaires ont été conçus pour être imprimés sur du papier A4 et contiennent des sauts de page. Comme la configuration des imprimantes varie d’un appareil à l’autre, vous aurez peut-être à ajuster le document pour vous assurer que les sauts de page se trouvent au bon endroit.

  Les rapports financier et statistique doivent faire partie du dossier de demande. Veillez à inclure le nombre d’exemplaires exigé.
  Si vous ne pouvez pas remplir cette condition, veuillez contacter le responsable du programme.
• Utilisez la Fiche de vérification de la demande PDF avant d’envoyer votre dossier de demande. Vous devez soumettre la documentation dans l’ordre où elle figure sur cette fiche. Un dossier de demande complet se compose du nombre d’exemplaires précisé dans la fiche de vérification, classés chacun dans l’ordre indiqué.

Matériel d’appui

• Le matériel d’appui peut aider à expliquer ou   renforcer la demande. Il comprend toute autre documentation exigée en plus des sections écrites de la demande (ex : manuscrits, diapositives, cassettes audio et vidéo, brochures, affiches).
• N’envoyez pas d’oeuvres d’art originales comme documents d’appui :
  PAULKAMUSIC-FRANCE ne dispose pas des installations nécessaires pour en assurer l’entreposage et l’entretien adéquats.
• Le matériel d’appui sera renvoyé immédiatement après la réunion d’évaluation. Bien que PAULKAMUSIC-FRANCE fasse au mieux pour prendre soin du matériel d’appui, il décline toute responsabilité en cas de perte ou de dégâts.